Hvad er ROD?

ROD er et folkemusikstævne for unge mellem 15-25 år, som bliver afholdt hvert år i påskeferien, i år var det fra d. 24. marts - 30. marts. Man kan komme på ROD som deltager uanset niveau, og instrument, der findes deltagere som måske har spillet i en måned til konservatorie studerende, nogle er måske mere vant til at spille klassisk, eller rytmisk, men der er plads til alle, uanset genre. 

Stævnet er opstået i miljøet omkring den traditionelle danske folkemusik, og er siden 1995 vokset fra cirka 15 deltagere til et deltagerantal på 163 i 2017.

Alt arbejde på stævnet er frivilligt, bortset fra de fire professionelle musikere, der ansættes som instruktører, og vores kok. 

Arbejdsgruppen som laver årets stævne, er en valgt arbejdsgruppe ud af stævnets deltagere, hvert år er der et overgangsmedlem fra forrige arbejdsgruppe der kommer med i den nyvalgte arbejdsgruppe. 

Som deltager på stævnet, spiller man næsten døgnet rundt til storspil, gruppespil, workshops og jams.

Storspil er her hvor instruktørerne underviser alle 150-170 deltagere. I storspil forbereder instruktørerne numre med deltagerne som skal bruges til vores offentlige koncert den sidste aften på stævnet. 

I gruppespil, er deltagerne delt ind i grupper på 10-15 stykker, hvor de selv skal komme med melodier og arrangementer, det materiale de øver i grupperne skal de så spille for hinanden til vores såkaldte “gruppekoncert”. 

Tidslinje

April 2017
  • Overdragelsesmøde
  • Ny formand og kasser
  • Bestemmelse af kok
  • Bestemmelse af skole: Tønder gymnasium
Maj
  • Fondsoverblik/fondskalender
  • Kontrakt med 1. instruktør
Juni
  • Fondsansøgninger
  • Kontrakt med Tønder gymnasium
  • Kontrakt med kok
Juli
  • Fondsansøgninger
August
  • Fondsansøgninger
  • 20.000 kr fra Tuborgfondet
September
  • Fondsansøgninger
  • Sommerhustur
  • Kontrakt med 2. og 3. instruktør
  • Kontrakt med Balband




Oktober
  • Fondsansøgninger
  • T-shirtdesign udvikles
  • Kontrakt med 4. instruktør
November
  • Fondsansøgninger
  • 50.000 kr fra Kunstfonden 
  • Hjemmeside udvikles www.rodfolk.dk
December
  • Fondsansøgninger
  • Instruktør afsløring i adventskalender
  • Kontrakt med Tønder Overbygningsskole (lån af bade)
  • Udarbejdelse af ROD promovideo (optaget på ROD 2017)
  • Mulige workshopsholdere
  • Ekstra fonde søges
Januar
  • Frivilligtilmelding åbner
  • 5.000 kr fra Tønderhus fonden 
  • 10.000kr fra Tønder kommune 
  • 5.000 kr. fra Jeanette og Lars Dyremoses Harmonikafond 
  • Kontrakt med koncertband
  • Kontrakt med fotograf 
  • Møde med Tønder gymnasium (gennemgang af skole, og aftaler)
  • Offentliggørelse af ROD promovideo
  • Beredskabsgodkendelse af forlængelse (læs mere om det senere)
Februar
  • Tilmeldingen for deltagere åbner 
  • Alkoholbevilling godkendes
  • Offentliggørelse af ROD dokumentar (24. februar)
  • PR ud på musikskoler 
  • Bestilling af  armbånd og T-shirts 
  • Leje af køkkenudstyr, lydudstyr, lastvogn, køletrailer 
  • Beredskabs problemer (mere om det senere)
Marts 
  • Sommerhustur (sidste arbejdsgruppemøde)
  • Bestilling af madvare og drikkevare
  • Beredskabsgodkendelse 
  • PR 
  • Sponsorater søges
  • ROD 2018 starter d. 24. marts - d. 30. marts 

Refleksioner

Overdragelsesmøde

Det er i den første måned efter stævnet super vigtigt at man holder et overdragelsesmøde, vi mødtes derfor med den gamle arbejdsgruppe allerede 3 uger efter endt stævne i 2017.  Til dette møde uddelte vi poster, især formandsposten og kassér er de vigtigste roller af få afklaret, så foreningen kan ændres til den nye arbejsgruppe/bestyrelse hurtigst muligt. Resten af posterne er mere praktiske roller i forhold til stævnet, fx workshopsansvarlig, frivilligansvarlig, hjemmeside, emailansvarlig.

På overdragelsesmødet var vi hurtigt enige om at hyre den samme kok som har været siden 2016. Derudover besluttede vi også at blive på Tønder gymnasium som vi var på i 2017. 

Idefasen

De første møder brugte vi på at brainstorme, og kigge på deltagernes evalueringer fra stævnet i 2017.

Vi snakkede meget frem og tilbage om, hvad vi godt kunne lide vs. deltagerne havde givet udtryk for. I sidste ende er det arbejdsgruppen der bestemmer hvad der skal ske, og om der skal fortages store ændringer på det kommende stævne. 

På de første møder var det vigtigt at finde frem til hvor mange instruktører vi ville have, og hvilket tema der skulle være på ROD. Vi lavede en prioriteret liste, da jeg havde erfaret året før at det er en god ide at have flere bud på instruktører, hvis nogen takker nej. Beslutningen blev taget hurtigt, så vi kunne spørge de instruktører vi havde tænkt på allerede én måned efter ROD 2017. 

Erfaringer

ROD har eksisteret i 23 år, og hvert år har det været en ny arbejdsgruppe, og altid et overgangsmedlem, ligesom jeg var fra 2017 til 2018. Derfor er der rigtig mange ting der er blevet undersøgt, og rigtig mange fantastiske ideer fra alle de gamle arbejdsgrupper. Al denne information ligger heldigvis i det store googledrev, hvor man kan gå på opdagelse i mange timer, og vigtigst af alt, kan gøre sit arbejde i arbejdsgruppen meget nemmere ved ikke at opfinde den dybe tallerken hver gang. Derfor er der rigtig mange ting som “bare” er en gentagelse af årene før. 

Skole og Beredskab

Til ROD 2017 havde vi fået Tønder gymnasium, dette var første gang ROD skulle være på et gymnasium, da det altid har været på folkeskoler førhen, dette er noget jeg har overvejet i mange år, og så derfor en mulighed på ROD 2017 at finde ud af om det kunne lade sig gøre at finde et gymnasium ROD kunne blive afholdt på. 

Hurtigt fandt jeg ud af at gymnasier er dyre, og har næsten altid et forpagtet køkken, dette er ikke ideelt for os da vi har en kok vi har brugt i mange år, og som kan lave mad til en meget billigere pris end mange af de kokke som hører til gymnasierne. 

Derfor var der ikke så mange muligheder, da jeg efter at have ringet til alle gymnasier i Sønderjylland, Midtjylland, Fyn og Sjælland kunne jeg se at Tønder var det eneste sted med et ikke forpagtet køkken. Dette var ironisk nok den første skole jeg havde ringet til og det gymnasium jeg selv har gået på. 

Det blev skolen i 2017 og vi fik også hurtigt vedtaget til overdragelssesmødet at vi gerne ville afholde ROD 2018 på Tønder gymnasium.

Herefter lærte jeg beredskabsreglerne vældigt godt at kende. I 2017 troede jeg det var forholdsvis ligetil, da der ikke stod noget i dokumenterne i google drevet. Men fordi vi nu var flyttet til et gymnasium og derfor også havde fået stører klasselokaler løb vi ind i problemer, når et lokale er 75 m2 så skal man lave en belægningsplan med brandveje, disse brandveje “æder” rigtig meget af rummets plads, da brandvejen skal have et bestemt mål, derfor kan der faktisk sove færre mennesker i rummet når det er 75 m2 end når det fx er 70 m2. Hvis det er under 75m2 så må man sove 10 personer pr. vindue, 20 personer pr. dør. Jeg havde derfor til at starte med 315 pladser, men endte helt nede på 260 pladser pga. belægningsplaner.

I belægningsplanene jeg har tilføjet her under, kan i se et eksempel på en belægningsplan. Pga. brandveje kan der sove max. 16 personer i lokalet, havde lokalet været under 75.m2 så havde der kunne sove 10 pr. vindue og 20 pr. dør dvs. 60 personer. 60 personer ville dog ikke være særlig realistisk, men nærmere 30. 

Belægningsplan hovedbygning

Skolen fik først godkendt deres nybyggede lokaler 2 dage før stævnet i 2017, og skrev til mig at de måtte beklage med at 3 af de rum de troede var under 75m2 altså var 80m2, dette skyldes åbenbart dårlige arkitekttegninger. Så jeg sad og bøvlede med at tegne planer 2 dage før stævnet i '17 og pga. af dårlig mål, var de en meget svær opgave. 

Dette var ROD 2017, derfor så jeg ikke nogen problemer til ROD 201, da jeg syntes det hele var nervepirrende sidste år, valgte jeg allerede at søge godkendelse for overnatning på skolen  i januar, dette gik heldigvis relativt hurtigt igennem med godkendelse af forlængelsen. Man skal søge om en forlængelse da man ellers kun må overnatte 5 nætter på fx. stævner, ellers bliver det tolket som et “hotel”. 

Midt i februar fik jeg at vide at 2 af lokalerne åbenbart er 80m2 og dette havde de ikke set sidste år, men det var en fejl som der skulle rettes op på i år, derfor fik jeg mig en grim overraskelse da jeg selvfølelig mistede omkring 30 sovepladser. Dvs jeg lige pludselige kun havde 233 soveplader på hele skolen, og da jeg vidste vi allerede sidste år var klemt med soverpladser ringede jeg derfor til Overbygningsskolen hvor vi lånte bade, for at høre om vi måtte låne deres gymnastik sal til ekstra sovepladser. Dette var heldigvis dejlig nemt, og de havde allerede belægningsplaner klar til at sende til beredskabet. Beredskabet ringede dog en uge efter, for at fortælle mig at jeg havde overset to rum på 1. sal på gymnaiset, som jeg åbenbart kunne bruge til overnatning. Normalvis må man kun sove i stueetagen, men fordi der er ekstra brandtrapper måtte man sove på 1. sal. Så de 30 pladser jeg havde mistet før, fik jeg igen. Alt blev godkendt fra beredskabet 2 uger før ROD. 

Stævnets størrelse

På ROD er der typisk

170 deltagere

4 instruktører

1 kok

8 arbejdsgruppemedlemer

65 frivillige

så ialt 248

Herudover kommer der ofte 10-20 gæster i løbet af stævnet som der også skal være sovepladser til.

I år var ROD for første gang ikke udsolgt, vi åbnede tilmeldingen d. 1. februar, og normalvis kan vi kalde udsolgt allerede 2-3 timer efter tilmeldingen åbner. I år endte vi med at mangle 28 deltager, dvs. vi havde 142 deltagere på stævnet. Dette gjorde også at vores budget manglede deltagerbetalling fra 28 deltager dvs. 33.600 kr.


Økonomi 

RODs samlede udgifter beløber sig i år til 387.9686,00 kr. Deltagerbetalingen varierer fra år til år alt afhængig af støtten fra sponsorater og fonde. I år var deltagerprisen 1.200,-. Uden indtægter fra fonde, legater og sponsorater beløber deltagerbetalingen samt diverse andre indtægter sig til 261.100,00 kr., og vi er derfor meget afhængige af al den støtte vi kan få, sådan at det musikalske niveau forbliver højt og at talentfulde mindrebemidlede unge ikke vil blive ekskluderet fra stævnet.

Som man kan se i budgettet her under, var vi i år, i underskud, netop pga. deltager mangel.

Budget ROD 2018
Fonde

ROD er meget afhængig af fondsstøtte, og har været det i mange år. Vi er mange deltagere på stævnet, og skolen især er blevet dyrere end førhen. Vi har ligget på 85.000 -100.000 kr i fondsstøtte de sidste par år på ROD. I 2017 var vi heldige at få sammenlagt 115.000 kr i støtte. 

Jeg sørgede for en fondskalender, som mest af alt var en kopi af ROD2017’s fondskalender. Det er en liste som er blevet udarbejdet de sidste mange år på ROD, og der ligger mange gode fonde som har interesse i ROD, eller som har en beskrivelse hvor ROD nemt passer ind. 

Vi fordelte det sådan at man skrev sig på de fonde man ville ansøge, så ikke kun én person skulle sidde og skrive fondsansøgninger. 

Selve projektbeskrivelsen er en beskrivelse som er blevet udarbejdet over mange års arbejdsgrupper. Den bliver hvert år revideret, og overvejet, men har i mange år haft samme skabelon. 

Vores trofaste støtte fra Kunststyrelsen kom ret hurtigt, dog med et mindre beløb end ansøgt, og endda et mindre beløb end ROD 2017. Tuborgfondet kom hurtigt efter, dette er en fond jeg søgte sidste år, som gav 20.000 kr, og heldigvis gav de også 20.000 kr i år.

Vi fik mange afslag fra fonde som ellers har været trofaste støttere for ROD i mange år. Da vi nåede til december og havde fået svar fra alle fonde, kunne jeg hurtigt se at det ikke var nok, og vi måtte derfor rykke hurtigt. Jeg og en fra arbejdsgruppen søgte 30 mindre fonde i, og omkring Tønder området. 

Heldigvis gav det pote, så flere af de lokale og kommunale fonde gav støtte. Alle fonde pånær Kunstfonden, og Tuborgfonden var ansøgt uden for deadline, men alle steder syntes de initiativet var så interessant at de måtte finde penge i deres budget til at støtte os. Jeg tror at havde vi ansøgt før kunne det tænkes at beløbet kunne have været størrer. 

Pga. af deltager mangel måtte vi ugen op til ROD søge mere desperat, underskudsgaranti. Jeg havde fået et tip om at skrive til DJBFA, og havde fået en mail direkte til deres formand. Én uge efter ROD sluttede fik vi svar fra DJBFA, selvom vi havde søgt udenfor deadline, syntes de så godt om ROD, at de selvfølgelig gerne vil støtte os, derfor gav de os 23.000 kr i underskudsgaranti. 

Kunstfonden 50.000 kr 

Tuborgfondet 20.000kr

Tønder Kommune 10.000kr

Tønderhus fonden 5.000kr

Jeanette og Lars Dyremosesfond 5.000kr

Kong Frederiksfonden 10.000kr 

så i alt 100.000kr 

+ 23.000 kr i underskudsgaranti fra DJBFA

Skabelon til fondsansøgning 

Hvad har jeg så lært?

Det har været en meget lærerig proces at lave ROD både i 2017 og 2018. Jeg kan tage rigtige meget ansvar, og har det bedst med at være den der holder hovedet koldt i forhold til det store overblik. I 2017 blev jeg tilfældigt den der udelte opgaver, og fordi jeg ikke var så bevidst i min opgave med at udeliggere , endte jeg med rigtig mange store poster selv. Derfor var jeg i år meget fokuseret på at fordele flere store poster ud til dem jeg var i arbejdsgruppe med. Fordi jeg var overgangsmedlem blev det også meget naturligt mig der vidste hvad der skulle gøres, og hvordan tidslinjen skulle overholdes. Selvom jeg havde valgt nogen opgaver for mig selv som jeg tænkte “ det kan jeg kopiere, fra sidste år” måtte jeg erfarer at det er ikke altid er ligetil, her tænker jeg især på beredskabet. 

Hvor om alt er, så slappede jeg mere af i '18, end '17, jeg følte også at det var vigtigt for mig at trække mig en smule tilbage i forhold til de store ændringer på stævnet, det havde jeg prøvet i '17, og syntes nu at den nye arbejdsgruppe skulle have chancen for at tage beslutninger, uden at jeg behøvede at tage vare på de visioner der havde været i '17. Dog var der mange ændringer fra '17, som den nye arbejdsgruppe også var interesseret i. 

Jeg har bestemt fundet ud af at jeg har det bedst med at udeliggere opgaver, men at jeg også er meget nervøs for om tingende bliver gjort. Jeg tror især op til ROD lærte jeg at tænke “det skal nok gå uanset hvad” Især fordi ROD kan sagtens kører selvom der mangler nogen ting, og at der er småfejl, så længe der er mad, et sted at sove, nogen instruktører og en bar, så bliver det ROD alligevel. 

Tålmodighed for andre har altid været svært for mig, men jeg har bestemt fået sat det på prøve de sidste 2 år, og jeg vil også selv mene at jeg har lært at kontrollere det meget mere end jeg har kunnet før. Jeg tror jeg har fundet en måde at udeliggere opgaver uden at være for bussy, og mere som en sammenarbejdende “arbejdsgiver”, især den gamle arbejdsgruppe gav udtryk for min rolighed på dette års stævne i forhold til året før. 

Jeg har lært at når jeg sætter mig noget for, så får jeg det gjort, jeg ved at jeg er god til at se den åbenlyse vej, og er også blevet bedre til at vise andre den vej. Jeg ser meget praktisk på tingende, og kan også sagtens se mig blind på dette, derfor har det været rigtig godt at være 8 i en arbejdsgruppe, hvor skører idéer kommer på bordet. I år har jeg været mere åben overfor at brygge på idéer som måske ikke altid så ud til at være nemme at få udviklet rent praktisk. Af og til skal man også vende og dreje det på mange måder før man kan se den endelige løsning, det er ikke altid den åbenlyse vej der er den bedste. 

Som musiker skal man være klar til at udvikle sit eget arbejde, jeg har efter de her 2 år, set mange andre muligheder i mit fag, og jeg tør også godt udvikle mere på idéerne nu. Jeg kan sagtens se at det har gavnet mig at være i arbejdsgruppen, både som med-musiker i et band, men også som min egen arbejdsgiver i fremtiden.